Praticamente todas as empresas ativas no mercado, de acordo com o seu crescimento, mais cedo ou mais tarde, chegarão ao momento crucial de suas vidas: a escolha de um software de gestão, o ERP. A esperança é a de que o software escolhido organize as operações do empreendimento, mantenha em segurança as informações que processar e que forneça dados gerenciais e de inteligência capazes de tornar a empresa mais competitiva em relação aos seus concorrentes. Seria uma maravilha se a escolha ocorresse de forma tão simples e direta. O fato é que a escolha de um software ERP deve envolver processos de análise e pesquisa de fornecedores e soluções, porém a maioria dos empresários optam por ferramentas que atendam poucos critérios de seleção, geralmente o total do investimento e o custo de manutenção. O resultado pode ser desastroso. Em vez de promover uma mudança de paradigma e melhoria nos processos, as empresas acabam formalizando em um software aqueles procedimentos que, se analisados profundamente, não mais deveriam existir. Desta forma, a desejada vantagem competitiva jamais será alcançada. Para se evitarmos que isto aconteça, sugerimos alguns passos:
1) COMECE PELO SEU PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Antes de ir ao mercado buscando soluções de softwares ERP, antes mesmo de anunciar que irá comprar uma solução, dedique um tempo para o planejamento estratégico do negócio, especialmente no tocante às análises interna e externa, aos pontos fortes e fracos do negócio, e as ameaças e oportunidades que estarão presentes a médio e longo prazo.
Pense objetivamente, visualizando a solução, nas respostas às seguintes perguntas:
- Pretendemos ampliar nossos negócios para outras cidades, regiões, estados ou países? Algumas destas mudanças, se ocorrerem, implicarão em ganho, perda ou renúncia de benefícios fiscais?
- Futuramente estaremos sujeitos a algum tipo de sistema regulatório mais exigente, que implicará no controle de documentação, de rastreabilidade de produtos e serviços ou outras exigências de cunho legal ou até mesmo mercadológico?
- Buscaremos parceiros de negócios, o que implicará em mudanças significativas nas responsabilidades e exigências de informações societárias? Consolidações de relatórios financeiros ou elaboração de relatórios societários? Teremos que cumprir exigências de alguma agência de regulação ou conselhos?
- Implantaremos algum programa normativo de qualidade, seja genérico como a ISO ou especifico do nosso setor?
- Mudaremos nosso modelo de gestão? Utilizaremos a gestão de processos (BPM)? Implantaremos Balanced Scorecard (BSC)? E quanto ao controle eletrônico de documentos (GED)?
- E os nossos recursos humanos? Faremos levantamentos de necessidades e programas contínuos de treinamentos? Teremos pesquisas internas de clima organizacional? Implantaremos planos de cargos e salários? Avaliações de desempenhos? Gestão de conhecimento e competências?
- Como nos comunicaremos com os nossos clientes? Usaremos mídias eletrônicas, redes sociais, SAC ou mailings? Trabalharemos em outros nichos? Diversificaremos nosso portfólio de produtos?
Vejam que estas são apenas algumas questões que deverão ser respondidas e que dão um balizamento inicial do que se esperar de um software de gestão. Ele deverá dar suporte, ou pelo menos possibilitar dar suporte, às necessidades que a organização terá em seu panorama futuro.
2) ANALISE AS DIVERSAS SOLUÇÕES QUE SE APRESENTAREM
Uma vez estando à procura de uma solução no mercado, várias opções se apresentarão, pois, o mercado é vasto. Embora algumas soluções pareçam tentadoras, devemos lembrar que uma demonstração de poucas horas jamais conseguirá apresentar todas as funcionalidades de um software deste porte, e nem tão pouco abranger toda a complexidade do ambiente da empresa. Porém, a apresentação será crucial no processo de análise, tendo sempre que realizá-la. Para que haja produtividade neste quesito, considere o seguinte: a) há uma vasta literatura sobre controles básicos que devem ser implantados em um ambiente empresarial, por isso, não se preocupe com questões tais como “qual o ponto de pedido”, “há lançamento automático”, “tem registro de pedido”, “há movimentação de estoque”, “tem cadastro de clientes”, etc. Isto é essencial em um ERP e se não estiver no software, ele simplesmente não existe! Concentre-se nos diferenciais e na "solidez" do software. b) todo software pode ser customizado! Sem exceção! O problema da customização reside no custo, e este está intimamente ligado à arquitetura inicial do software, a linguagem e os padrões de projeto utilizados. Há softwares em que a customização envolverá inúmeros analistas, DBAS e programadores, enquanto que outros apenas um analista e um programador poderão realizar uma alteração solicitada. No mercado há soluções de diversas complexidades. Exemplificando, conhecemos soluções nacionais prontas cuja arquitetura básica se fundamenta em pouco mais de 500 tabelas por empresa. Outras, no entanto, comercializada por uma multinacional, possuem documentadamente cerca de 8.000 tabelas. Percebam que há uma nítida diferença de tempo e custo na customização de cada solução. c) a solução deve estar preparada para existir, mesmo sem o fornecedor. Quando se adquire uma solução deve se considerar a possibilidade manter o software funcionando caso o fornecedor não mais o consiga. Por isso, a solução deve ter sido desenvolvida com tecnologias e padrões conhecidos no mercado, em linguagem de programação de fácil aprendizado, em um banco de dados normatizado e estável. Isto se chama sustentabilidade do software e não deve ser ignorada na análise. 3) CONHEÇA O FORNECEDOR DAS SOLUÇÕES
O fornecedor da solução será seu parceiro de negócio por um bom tempo, talvez para sempre. E como toda a relação comercial duradoura, o negócio deve ser vantajoso para ambas as partes. Considere a capacidade de desenvolvimento de soluções do fornecedor, sua filosofia de trabalho e atendimento aos clientes, o seu conhecimento do mercado específico e a disposição (ânimo) que tem em implantar as soluções customizadas. Se necessário, visite outros clientes, pergunte sobre as facilidades e dificuldades que tiveram no processo de implantação e questione o fornecedor sobre como lidará com elas em sua organização. Descarte qualquer fornecedor que não se comprometa em atender suas solicitações dentro de um prazo máximo de tempo, que não tenha controle de chamados ou ainda não se disponha a assinar um SLA minimamente aceitável. Considere também a sua capacidade de organizar o trabalho que lhe solicitar. Se os seus analistas e programadores documentam corretamente a solução e se estão comprometidos com o resultado da solução. Sinta se há entusiasmo neles, pois isto é muito importante em se tratando de profissionais de TI, que geralmente gostam e têm forte motivação de realizar um bom trabalho. Por último, investigue a saúde financeira do fornecedor, porém, jamais pense em utilizar isto para quebrar o equilíbrio econômico da relação comercial. Os preços praticados pelas horas técnicas trabalhadas em um projeto comumente encontram-se em um patamar de mercado. Tentar obter um trabalho por um preço abaixo do praticado compromete a saúde financeira do parceiro, podendo em seguida, comprometer sua disponibilidade em atendê-lo. Embora seja possível manter a solução funcionando sem o desenvolvedor, tenha em mente que, mesmo pagando um pouco mais caro, é mais rápido e seguro que ele atenda suas demandas do que qualquer outra pessoa.
Esta última análise deverá feita apenas para assegurar de que ele é capaz de suportar um eventual reverse macroeconômico e não uma incogitável inadimplência de clientes. Com estes passos há grandes chances de se escolher uma boa solução ERP para sua empresa. Pense nestas dicas antes de qualquer ação e, se precisar, peça ajuda profissional para conduzir o processo. Lembre-se que uma solução poderá estar na sua empresa por vários anos e lhe promover o desejado diferencial competitivo no mercado.
Bons negócios a todos!
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