O cenário já é conhecido. Um empreendedor tem uma boa ideia e resolve por a mão na massa. Um novo negócio surge, o sonho de ser empresário começa.
A criação de uma empresa pode trazer a tão desejada felicidade ou os pesadelos que constantemente tentamos evitar. O maior de todos os pesadelos, sem dúvida, é em pouco tempo o empreendedor estar tomado de dívidas, estressado com as exigências que a atividade empresarial impõe e, como se já não fosse suficiente, perdido em suas finanças, com pouca ou nenhuma informação sobre a saúde financeira do seu negócio. A vida empresarial se torna muito difícil nestes casos.
Há várias razões para que frequentemente este cenário se repita no mercado empresarial brasileiro. Em geral, motivado pelo seu empreendedorismo, o novo empresário acaba pulando etapas do processo de criação e planejamento do seu negócio. São vários aspectos que devem ser abordados antes de se efetivar a abertura e operacionalização de uma empresa. Dentre outras, há questões mercadológicas, fiscais, sanitárias, societárias, operacionais e financeiras que devem ser atendidas, e que, se negligenciadas, comprometerão de forma relevante a sobrevivência da empresa.
Embora todos sejam importantes, me deterei na questão financeira no momento.
A maioria dos novos empresários julga que a função de finanças é de somente se envolver com pagamentos de contas e recebimentos de vendas, rotinas do dia a dia, maçantes e com poucos desafios, e é por isso que não se preocupam em planejar corretamente aquele que pode ser seu principal balizador em momentos de crise ou orientador em momentos de euforia. Grande engano. Planejar as finanças da empresa lhe ajudará a entender melhor a dinâmica e fluxo de recursos dentro dela e conseguir, com base em informações recebidas, criar mecanismos para gerar valor aos serviços e produtos que comercializa. Ou ainda, fazer com que haja mais entradas do que saídas de dinheiro no empreendimento.
O primeiro passo é reconhecer a importância da atividade. O segundo é pensar em como deseja visualizar financeiramente o seu empreendimento. Os contadores terão uma solução pronta, baseada em anos de estudo e experiência. Em geral, possuem uma série de relatórios já pré-definidos, que apresentarão os recursos da empresa de forma estruturada, verticalmente, ordenados por grau de liquidez ou exigibilidade. Estes relatórios não podem ser ignorados. São importantes e tem alto valor comercial, especialmente para bancos, financeiras e governo.
No entanto, de forma gerencial, alguns destes relatórios podem ser falhos ou incompletos. Em geral, eles foram criados para atender demandas externas do negócio, algumas fiscais, outras de cunho legal. Internamente, pode haver uma série de outros aspectos que o empresário precisa visualizar antes de tomar uma decisão, logo, os relatórios financeiros que receberá terão que melhor se adequar às suas necessidades. Para conseguir isto, antes de começar a vender e gastar, deve planejar sua estrutura financeira e isso envolve a definição de um bom plano de contas gerencial.
Mas é tão simples assim? Nem tanto. O plano de contas é o primeiro planejamento financeiro que deve existir no negócio. Mesmo que soe demasiadamente técnico, o plano de contas gerencial não se confunde com o plano de contas contábil, embora um possa servir de base para outro. Atualmente, com o advento da escrituração eletrônica, da SPED, da ECF e da forte fiscalização digital sobre as empresas, os planos de contas contábeis estão se padronizando e deixando de ter características peculiares de cada negócio - com exceção de alguns ramos específicos, como financeiras, construtoras, seguradoras, etc. – mas, se o empresário desejar, poderá utilizar o plano contábil para gerenciar sua empresa. Já vimos casos de importações do movimento contábil para o gerencial – o famoso “de/para”. Porém, isto não é recomendado.
O ideal é criar sua própria estrutura de plano de contas gerencial. O melhor então é conversar com o seu gerente financeiro e relatar as necessidades de informação que possui. Esclareça, por exemplo, que precisa de um controle sobre as vendas, por prazos, por vendedor ou por área. Diga-lhe que precisará visualizar os gastos de viagem, de publicidade, de manutenção, ou até mesmo daqueles gastos “gerais” (entenda que em termos financeiros não há gastos tidos como “gerais”, pois todo gasto tem uma destinação sendo, portanto, classificável. Evite-a sempre que possível, exceto se a despesa for demasiadamente pequena em relação às demais e onere muito o controle). Faça isso antes de começar a operação da empresa e perceberá que sua vida será facilitada no futuro.
Neste momento, a esta altura do artigo, alguns se perguntarão: e quando verei o resultado deste trabalho de planejamento? Em finanças, há sempre duas perspectivas em relação à apresentação de resultados. A perspectiva sobre aquilo que já aconteceu (passado) e a perspectiva, ou projeção, sobre o que poderá acontecer (futuro). Isto quer dizer que, em pouco tempo será possível receber os resultados financeiro e econômico da empresa após uma virada um mês, trimestre, semestre, ano... (passado), entender com clareza os motivos de um resultado positivo ou negativo, e ter tempo suficiente para tomar ações corretivas. Ao tomar ações corretivas, entram em pauta as projeções (futuro), já que, com maior segurança, será possível estipular metas de gastos, de faturamento, de desempenho, além prever desembolsos e resultados.
Novamente, a vida do empresário sendo facilitada. Mas isso somente será possível após o planejamento financeiro, que, como já disse, começa pela definição do seu plano de contas gerencial.
Bons negócios a todos!
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